Как спланировать день чтобы все успеть

Дата: Октябрь 2, 2014

Молодые мамы как никто другой сталкиваются с проблемой нехватки времени. Кажется, что всё свободное время занимает ребёнок, а хочется при этом найти время на себя, мужа и карьерное развитие. Для всех, кто интересуется, как планировать время, у меня есть хорошая новость. Не надо изобретать велосипед, потому что уже придумали техники, системы и программы, которые помогут вам оптимизировать время. Сегодня поговорим о самых популярных из них.

1. Pomodoro

Pomodoro – это одна из моих любимых техник, потому что очень подходит для работников моей сферы деятельности: писателей, художников, дизайнеров и т.д. Суть техники в чередовании циклов работы и отдыха. Например, после 30-минутной беспрерывной работы вы делаете пятиминутный перерыв и снова возвращаетесь к работе. Какими будут по длительности циклы и сколько их будет за день решаете вы, исходя из личных предпочтений.

Преимущества:

• Концентрация. Достигается максимальная концентрация, так как в течение цикла работы вы не отвлекаетесь ни на что, а все звонки и разговоры откладываются на цикл отдыха.
• Легкость использования. Техника достаточно простая и эффективная.
• Творческий подход. Техника позволяет использовать максимум своих творческих возможностей и возвращаться к работе после перерыва с новым подходом.
• Тайминг. Вы сможете объективно оценить сколько времени (помидорок) затрачивается на ту или иную задачу.

Полезные программы: Timewise, Focus booster и т.д.

2. Альпы

Альпы – немного более сложный для меня метод, но при этом один из самых эффективных. Суть метода в правильном планировании, которое достигается при соблюдении следующих пунктов:

• составление списка задач;
• оценка времени, необходимого на выполнение каждой задачи;
• планирование собственного свободного времени из расчёта 60:40; (40% времени отводится на форс-мажор, но впоследствии заполняется резервными делами “заплатками”);
• выделение приоритета в делах;
• оценка выполнения задач и контроля процесса.

Преимущества: оптимизация времени, наличие плана и задач, концентрация и самоконтроль.

Полезные программы: Outlook, ежедневник, матрица Эйзенхауэра.

3. Матрица Эйзенхауэра

Матрицу Эйзенхауэра я уже упомянула в применение к методу Альпы, но это и сама по себе очень полезная и простая методика. Все дела делятся на четыре категории:

• срочные и важные,
• важные но не срочные,
• срочные но не важные,
• не срочные и не важные.

Делите все ваши задачи и цели по этим категориям, и вы очень скоро заметите как много времени “съедают” последние две категории. Сосредоточьтесь на главном, и очень скоро вы заметите как увеличилась ваша личная эффективность и научитесь тому, как планировать время.

Преимущества: простая и эффективная схема, которая особенно эффективна для тех, кто лучше воспринимают информацию на графиках и картинках.

4. Парето

Техника Парето в своей основе имеет известный принцип Парето 80/20, где 20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата. Говоря проще, мы можем много усилий вкладывать в раннее развитие ребенка, хотя окажется, что надо было больше времени затратить на поиск хорошего садика. Задача мамочек в том, чтобы определить те 20% дел, которые обеспечивают 80% результата.

5. Хрономераж

Хронометраж – техника по учету времени, которая может быть сложной в осуществлении, но все сложности с лихвой компенсируются результатом. Ваша задача — записывать все дела и время, затраченное на них в течение дня, в идеале в течение недели или дольше. Так вы выявите “пожирателей времени”, поймете как реализуются долгосрочные цели, и вообще скорее всего узнаете о себе много нового. Хронометраж – это самый точный ответ на вопрос, как научиться планировать свое время.

Полезные программы: Manic time, time doctor.

6. Ежедневник или to-do list

Кому-то может показаться невероятным, как много мамочек все еще живут без ежедневника. Кажется, что если ты не ходишь на работу, а сидишь дома в декрете, то и список дел у тебя без строгих дедлайнов. В результате приходится держать лишнюю информацию в голове, а задачи постепенно обрушиваются снежным комом. Каждый вечер посвятите тому, как составить список дел на день. Записывайте дела в списки, встречи в определенные даты, отмечайте выполненное.

Полезные программы: mindmap, outlook, google-календарь.

7. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это техника визуального отображения задач и времени. Достаточно старая техника, которая со временем только доказала свою надежность. На одной шкале графика вы отражаете задачи, а на другой — время на их выполнение.

Преимущества: идеальна для любителей графиков, можно отслеживать наглядную связь между задачами.

Полезные программы: MS Project, Excel

Я рассказала вам о самых популярных техниках как правильно планировать свое время, потому что различных техник и систем тайм-менеджмента на самом деле очень много. Пробуйте, применяйте, ищите своё и, кто знает, может быть вы разработаете свою собственную уникальную систему тайм-менеджмента. А я расскажу о ней в следующей статье.

Меня зовут Альфия, я мама двухлетнего сына

Хотите стать читателем журнала «Успевай с детьми!»?

Дата: Ноябрь 7, 2014

Планирование, тайм-менеджмент, достижение целей – все это звенья эффективной деятельности. Целеустремленные мамы не мыслят свой день без плана. Ведь кроме домашних дел хочется успеть что-то еще, не менее, а то и более важное. Планирование помогает сосредоточиться на главном, не тратить свои ресурсы попусту, а главное, достигать желаемых результатов. Давайте подумаем вместе, как научиться планировать.

Итак, для этого нужно:

1. Захотеть планировать.
2. Понять и осознать, какие выгоды это нам принесет.
3. Принять решение.
4. Действовать.

Если вы в поиске ответа на вопрос, как научиться планировать свое время, значит, первые три пункта выполнены успешно. А как же быть с последним пунктом? Над ним-то мы и поработаем. Однако прежде возьмем во внимание несколько моментов, которые помогут нам не бросить начатое на полпути.

Как научиться планировать: типичные ошибки

Уяснив типичные ошибки, не придется тратить время на неминуемый «разбор полетов» и выяснение причин неэффективного планирования.

Итак, на старте чаще всего встречаются следующие ошибки:

• наполеоновские планы: понятно, неограниченное количество дел никак не может втиснуться в ограниченное количество часов. Я начинала с 5-6 дел на день, 2-3 из которых важные, а остальные – мелочи;
• неадекватный список или вообще неправильно подобранный инструмент. Половину своего времени я тратила на то, чтобы собрать воедино свои записи и начать что-то делать. Поэтому простая тетрадь с · отрывными листами и бланки – это то, что мне подошло вначале, и то, что я использую до сих пор;
• ожидание мгновенных результатов: вот так часто бывает, вот я записала свои дела, цели и списки и, как по мановению волшебной палочки, они и «заработали». Результаты не заставят себя ждать, но нужно некоторое время и усилия. Без этого никак;
• негативные эмоции в случае неудачи: мы так устроены, что, получив однажды негативный опыт, стараемся избегать такой деятельности. Так что наиболее конструктивный способ реагирования состоит в том, · чтобы подбадривать в себе ученика-первоклашку и мотивировать взрослого и целеустремленного человека;
• игнорирование маленьких успехов: важно не забывать — даже одно маленькое дело, выполненное по плану, это тоже успех.

Лучшие друзья – полезные привычки

Ответ прост: научиться планировать. В среднем приобретение привычки составляет 3 недели. Но это цифра условная – склонная незначительно колебаться, в зависимости от ряда причин: типа темперамента, характера, внешних обстоятельств, самочувствия. Итак, как научиться планировать? Следуйте всего десяти советам и полезная привычка – ваша:

1. Осознайте и замените вредную привычку – неорганизованность – на ее полезный антипод.
2. Осваивая планирование, сфокусируйтесь только на нем. Две и более привычки обрести будет достаточно сложно и малоэффективно.
3. Повторяемость элементов привычки и окружающих факторов способствуют более быстрому ее формированию и усвоению. Старайтесь придерживаться определенного ритуала, обеспечивая одинаковые условия: в один и тот же час, на одном и том же месте (я люблю планировать вечером, сидя на уютном диване на кухне, а утром пересматривать и дополнять свои записи).
4. Если вы новичок и только пробуете разбираться в том, как научиться планировать свой день, не пытайтесь постигнуть сразу все тонкости. Разбейте процесс на несколько составляющих (план на день, общий список, тематический список, дела-пятиминутки) и остановитесь на них. Не перегружайте себя, дабы не отбить охоту от этого полезнейшего дела.
5. Чтобы не забывать о планировании, попробуйте его «прикрепить» к уже привычному для вас действию. Например, вечером я мою посуду и сразу же сажусь планировать.
6. Выделяйте для этого определенный отрезок времени, скажем, 10-15 минут. Важную роль играют позитивные эмоции, сделайте планирование приятным и мотивирующим занятием.
7. Ищите единомышленников – в группе навыки формируются быстрее, работать веселее и интереснее. Воспользуйтесь популярными онлайн-марафонами по этой тематике.
8. Кроме этого, в Интернете множество соответствующей качественной литературы, тренингов, семинаров, вебинаров. Свои знания нужно пополнять новой, интересной и полезной информацией.
9. Во время составления планов постарайтесь убрать отвлекающие факторы (почта, соцсети и прочее).
10. Планируйте и действуйте!

Виктория Сегеда, мама сыночка 1,5 года, врач-психиатр, копирайтер

Довольно трудно сознательно заниматься планированием своей жизни. Ведь делая это, а затем выполняя запланировано, ты полностью берешь на себя ответственность за свою жизнь и за свое будущее, за свой успех и т.д. и т.п. Как часто можно услышать фразы типа "Я не планирую более чем на полгода вперед", "Откуда я знаю, что будет через два года", "Поживем увидим...", "Жизнь покажет..." и многие другие.

"Людям, которые не знают, чего они хотят от жизни, жизнь может показать, что она делает с людьми, которые не знают, чего от нее хотят" =) В советском союзе с этим было очень просто. Было четко понятно, что человека ждет впереди: рождение, школа, университет, распределение на работу, завод / колхоз / производство, пенсия, смерть. При этом большинство решений тебя уже приняла партия и государство.

Сегодня на старте более не понятно чем понятно. Мне кажется, что очень важно, чтобы родители взращивали в ребенке взгляд в будущее, учили его проектировать и строить своими руками, а не перекладывать ответственность на абстрактные "время", "судьба", "жизнь", которые когда-то должны там что-то кому-то показать или определить.

Научитесь эффективно планировать свое время - это залог успеха!

Как понять, правильно ли я планирую время?
Ответьте честно на следующие вопросы:

• Имею ли я долгосрочные цели и примерный план их реализации?
• Провожу ли я систематический обзор задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
• Знаю ли я сколько необходимо времени для выполнения предстоящих дел?
• Имею ли я четкий план задач на сегодняшний день?
• Предвижу ли я резервное время для непредвиденных проблем, кризисов и препятствий?
• Продолжаю ли я работать по вечерам?
• Возникает ли у меня ощущение, что я "утонул в мелочах " ?
• Часто ли я спешу?

Следующий вопрос, который возможно у вас возникнет:

Можно ли научиться более эффективно планировать время?

Как составить план правильно?

Хороший план должен отвечать определенным требованиям:

1. В перечне ваших задач не должно быть места невыполнимым делам
2. Правильно учитывайте сложность каждой конкретной задачи, временные и прочие затраты на его выполнение
3. Предусматривайте время для исправления на непредвиденный случай, а также рассчитайте время на выполнение той или иной задачи
4. Четко определяйте приоритеты для каждой из запланированной задачи (следует начинать с самой сложной и важной)

Стоит ли планировать личную жизнь и отдых?

Вот чтобы этого не происходило как раз и нужно планировать личную жизнь, здоровье, межличностные отношения - все это просто делает Вашу жизнь гармоничной. Это как большой корабль, он должен быть без трещин, иначе, в конце концов, рассыплется на мелкие части.

Существуют правила, позволяющие повысить эффективность самоуправления

• Не браться за множество дел в один день
• На текущий день планировать 2 - 3 первоочередных И 4 - 5 менее важных дел
• Начинать день с более сложных, важных и менее приятных дел, А заканчивать - более простой и приятной
• Ежедневно оставлять временной запас 20 - 30 % для непредвиденных ранее дел
• Не делать задачи самому, если их можно кому либо поручить
• Не браться за НОВОЕ ЗАДАНИЕ, не завершив РАНЬШЕ начатое