Фигура

Алгоритм взыскания дебиторской задолженности. Как взыскивается задолженность по дебиту и когда это невозможно

Занимаясь бизнесом, любому руководителя приходилось встречать партнера, который не исполняет взятых на себя договором обязательств. По статистике в 78% случаев не исполняются именно обязательства по оплате.

Учитывая нестабильное мировое экономическое положение, процент неплатежеспособных «партнеров» постоянно растет. В связи с этим возникает вопрос: как взыскать дебиторскую задолженность?

В данной статье мы рассмотрим алгоритм взыскания дебиторской задолженности с юридических лиц.

Перый этап

Первым этапом является досудебная работа, к которой можно отнести досудебные переговоры и претензионный порядок.

Многими этот этап пропускается или проводится не на достаточном уровне. Направление претензии о досудебном урегулировании спора, является не только обязательным требованием законодательства для последующего обращения в суд (за некоторым исключением), но и реальным способом взыскания денежных средств, при условии грамотного подхода как с юридической, так с практической стороны.

Переговорами также многие пренебрегают, а передавать эту часть работы компаниям, специализирующимся на взыскании долгов тем более не будут, экономя свои деньги. Это ошибка. На этом этапе необходимо сообщить должнику заявляемые требования и последствия их несоблюдения.

В случае если, Вы не уверены, что сможете быть достаточно убедительны, лучше обратится к специалистам.

Второй этап

Второй этап взыскания представляет собой получения судебного постановления или исполнительной надписи нотариуса.

Получение исполнительной надписи нотариуса возможно по некоторым категориям дел, при соблюдении определенных требований и при наличии соответствующих документов. Более подробную информацию можно получить, ознакомившись с Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2011 N 366 (ред. от 07.05.2015) «О некоторых вопросах нотариальной деятельности». Однако у этого метода есть ряд недостатков, в частности довольно серьезные требования к наличию документов подтверждающих бесспорность требований и признанию долга должником, а также трудности во взыскании пени и процентов за пользование чужими денежными средствами, т.к. в этой части также необходимо письменное их признание должником.

Взыскание задолженности через судебные органы. В данном алгоритме идут речь именно о взыскании долга с юридических лиц, поэтому под судебными органами мы понимаем экономические суды областей и города Минска, а также арбитражные суды. Выбор суда может обуславливается общими правилами подсудности, специальной либо договорной подсудностью. Рассмотрение дела в экономических судах регулируется в основном Хозяйственным процессуальным кодексом Республики Беларусь и допускает рассмотрение дела о взыскании долга в двух формах:

приказное производство, по окончании которого выдается определение о судебном приказе;
исковое производство, по окончании которого выносится решение и выдается судебный приказ.

Оба производства обладают как преимуществами, так и некоторыми недостатками, ознакомившись с которыми можно выбрать более подходящую форму конкретно для Вашего дела, а также наименее затратную по государственной пошлине и времени на получения постановления суда.

На данном этапе необходимо обращается к помощи адвокатов для выбора формы обращения в суд либо к нотариусу, для подготовки документов для обращения в суд, которые включают расчет заявленных требований, заявления, в исковом производстве представление и сопровождение дела в суде (увеличение исковых требований, заключение соглашения о примирении, мирового соглашения, встречные иски и др).

Третий этап

Третий этап — исполнительное производство. Получив судебное постановление, многие думают, что прошли последнюю стадию, но это не так. Исполнительный документ (судебным приказ, определение о судебном приказе) является всего лишь необходимой бумагой, но не самими деньгами. Поэтому эту бумагу можно превратить в деньги, если знать как это делать. Возбудив исполнительное производство можно получить денежные средства или имущество, в том числе товар должника (если в этом есть заинтересованность).

Не нужно полагаться только на работу судебного исполнителя, т.к. этого часто бывает недостаточно . На данном этапе также весьма эффективно передавать работу адвокатам, либо лицам, специализирующимся на взыскании в рамках исполнительного производства, которые окажут помощь в выявлении имущества должника, инициировании ареста данного имущества, а также иных мерах направленных на более эффективное и быстрое получение денежных средств.

Взыскание задолженности в процедуре ликвидации или банкротства

Не редки случаи, когда компания-должник уходит в ликвидацию или банкротство. Однако, даже на этой стадии при оперативной и грамотной работе есть шансы возврата всех или части денежных средств.

Для начала необходимо включение в реестр кредиторов, которое происходит на основании требования кредитора, подаваемое в течение 2-х месяцев с момента публикации в средствах массовой информации сведений о ликвидации должника или об открытии в отношении него конкурсного производства.

Необходимо отметить, что законодательством регламентируется форма и порядок составления и направления требований кредиторов, при их несоблюдении которых обоснованно может быть отказано во включении в реестр кредиторов. Иногда встречаются даже неправомерные отказы во включение в реестр кредиторов.

Используя настоящий алгоритм и рекомендации по взысканию дебиторской задолженности, вами будет достигнут желаемый результат – получение долга по основным обязательствам, неустойки, процентов за пользование чужими денежными средствами, иных компенсационных выплат, возмещение убытков и понесенных расходов.

При возникновении затруднений в использовании алгоритма взыскания или необходимости получения дополнительных разъяснений и консультаций, не пренебрегайте помощью квалифицированных специалистов.

При возникновении необходимости в получении помощи по взысканию дебиторской задолженности в Республике Беларусь свяжитесь с нами по телефону + 375 17 327-36-39, + 375 29 690-39-85 или напишите на электронную почту

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента - расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути - в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ - это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов - это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Больше об оборачиваемости ДЗ прочтите в статье .

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
- микрофинансовые организации;
- компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
- управляющие компании в жилых домах.
Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:

общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной - в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.

Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:

о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.

Мероприятия по досудебному урегулированию проблемной ДЗ. Здесь, в частности, могут быть приведены конкретные действия и указаны выполняющие их лица на самом предприятии. Например:

устанавливается порядок предоставления необходимой информации бухгалтерской службой - юридической службе и руководству;
описывается порядок уведомительной и претензионной работы с типовыми группами должников.

Действия уполномоченных сотрудников и служб предприятия при взыскании ДЗ в судебном порядке. В силу того что данный комплекс действий довольно велик, он часто бывает оформлен отдельным регламентом. В этом случае в положении о ДЗ делается обязательная ссылка на регламент по судебному производству. Если же отдельного регламента нет, то в обобщенном положении нужно предусмотреть:

порядок действий уполномоченной службы предприятия при проведении искового производства (общий порядок регулируется Гражданским процессуальным кодексом РФ, утв. законом от 14.12.2002 № 138-ФЗ, в рамках положения могут быть уточнены отдельные моменты, например сроки передачи долга в исковое производство и ответственные за это лица);
порядок действий уполномоченных лиц от предприятия при проведении исполнительного производства (общий порядок регулируется законом от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», в рамках положения могут быть внесены отдельные аспекты, например порядок передачи приставам имеющихся у предприятия сведений об имуществе должника, его личных данных и т.п.);
порядок инициирования судебного производства по ДЗ и назначения лиц, ответственных за инициирование (обычно это комиссия по работе с ДЗ, но компания вправе установить свой индивидуальный порядок).

Порядок отнесения задолженности к безнадежной и аспекты ее списания.

Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,- это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка-в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании - у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью - распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

Федеральная служба судебных приставов России
ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ ПО МОСКВЕ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Во исполнение п.1.5 протокола оперативного совещания руководящих работников Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве от 26.09.2006 N 18:

2. Обязать судебных приставов-исполнителей структурных подразделений Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве руководствоваться Методическими рекомендациями по выявлению дебиторской задолженности.

3. Начальникам структурных подразделений Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве - старшим судебным приставам довести до сведения подчиненных им судебных приставов-исполнителей настоящее распоряжение и обеспечить его исполнение.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.

Врио руководителя
М.А.Васильев

Приложение
к распоряжению Главного управления
Федеральной службы судебных
приставов по Москве
от 14 ноября 2006 года N 224-р

Настоящие Методические рекомендации составлены в соответствии с Временной инструкцией о порядке ареста и реализации прав (требований), принадлежащих должнику как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (дебиторской задолженности) при обращении взыскания на имущество организаций-должников , утвержденной приказом Минюста России от 3 июля 1998 года N 76 (далее - Инструкция).

Для выявления наличия у должника дебиторской задолженности судебный пристав-исполнитель должен потребовать от должника представления бухгалтерской отчетности (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка) и документов, подтверждающих дебиторскую задолженность.

При этом следует иметь в виду, что некоторые организации освобождены от обязанности представлять приложение к бухгалтерскому балансу и пояснительную записку согласно (например, субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации; общественные организации (объединения), не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие, кроме выбывшего имущества, оборотов по продаже товаров (работ, услуг).

Прежде всего судебный пристав-исполнитель должен проверить, отражена ли дебиторская задолженность в бухгалтерской отчетности должника. Следует учитывать, что в бухгалтерской отчетности должника отражается не только та дебиторская задолженность, которая является дебиторской задолженностью по смыслу Инструкции (т.е. имущественные права, принадлежащие должнику как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг), но и иная дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность, которая может быть реализована в соответствии с Инструкцией , отражается в строках баланса "В том числе покупатели и заказчики", поскольку именно в этих строках отражается задолженность третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг.

Однако следует учитывать, что субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации, согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации от 22 июля 2003 года N 67Н могут принять решение о представлении бухгалтерской отчетности в объеме показателей по группам статей бухгалтерского баланса и статьям отчета о прибылях и убытках без дополнительных расшифровок в указанных формах. В таком случае следует обратить внимание на группы статей "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты)" и "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)" (строки 230 и 240 бухгалтерского баланса).

Если в указанных строках бухгалтерского баланса указываются какие-либо цифры, судебный пристав-исполнитель должен потребовать от должника представить первичные учетные документы и иные документы, подтверждающие дебиторскую задолженность.

К первичным учетным документам и иным документам, подтверждающим дебиторскую задолженность, относятся:

1. Договоры поставки, договоры подряда либо договоры о выполнении иных работ, договоры об оказании услуг.

2. Товарные накладные.

3. Товарно-транспортные накладные, квитанции организаций-перевозчиков.

4. Акты о приемке товаров, выполненных работ, оказанных услуг, акты приемки законченного строительством объекта, другие акты приемки.

5. Счета, счета-фактуры.

6. Документы, подтверждающие частичную оплату дебиторской задолженности: платежные поручения; выписки со счетов; документы по взаимозачету, если задолженность была погашена не денежными средствами; другие документы, имеющие отношение к погашению задолженности.

7. Другие первичные учетные документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности.

8. Акты сверки задолженности, подписанные должником и его дебитором.

9. Решения суда о взыскании задолженности, исполнительные документы.

10. Другие документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности (в т.ч. переписка).

В случае отсутствия или недостаточности документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, представленных должником, судебный пристав-исполнитель должен направить заказным письмом с уведомлением о вручении соответствующие запросы дебиторам должника, обязывающие их представить копии указанных документов, заверенные в установленном порядке. В запросе следует указать примерный (незакрытый) перечень запрашиваемых копий документов, а также то, что в случае непредставления указанных копий документов на дебитора будет наложена ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если должником и/или дебитором документы не будут представлены либо будут представлены не в полном объеме (без объяснения причин или по неуважительным причинам), судебный пристав-исполнитель должен составить протокол об административном правонарушении, предусмотренном ст.19.7 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях , и направить его в суд для привлечения должника или дебитора к административной ответственности.

Документы, представленные должником или дебитором, следует проверить с точки зрения их соответствия нормам действующего законодательства. Так, следует проверить, подписаны ли договор, акт сверки задолженности и другие двусторонние документы обеими сторонами, заключен ли договор в установленной законом форме, зарегистрирован ли договор, подлежащий государственной регистрации, и т.д.

При этом первичные учетные документы (т.е. документы, указанные выше, за исключением документов, указанных в подпунктах 8-10) должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа.

2. Дату составления документа.

3. Наименование организации, от имени которой составлен документ.

5. Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении.

6. Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

7. Личные подписи указанных лиц.

Если представленные документы не соответствуют нормам действующего законодательства, то их нельзя считать документами, подтверждающими дебиторскую задолженность. В таком случае дебиторская задолженность, на которую можно обратить взыскание в соответствии с Инструкцией , у должника отсутствует.

Наложить арест на дебиторскую задолженность можно только при наличии документов, подтверждающих дебиторскую задолженность. При этом обязательно должны наличествовать:

1) договоры или иные правоустанавливающие документы, определяющие существо и подтверждающие действительность прав требования и соответствующих обязательств;

2) акт сверки задолженности, подписанный должником и его дебитором, либо заменяющие его документы с определением сумм основного долга, процентов, а также начисленных экономических санкций (лучше всего, если наличествует решение суда о взыскании задолженности и/или исполнительный документ).

Отсутствие документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, даже при наличии отражения дебиторской задолженности должника в бухгалтерской отчетности должника свидетельствует об отсутствии дебиторской задолженности как таковой.

Отсутствие отражения дебиторской задолженности должника в документах бухгалтерского учета должника при наличии документов, подтверждающих дебиторскую задолженность (т.е. противоположная ситуация), не является препятствием для наложения ареста. Такая ситуация может возникнуть, например, в случае, когда обязательства дебитора возникли после подготовки бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату.

Технология эффективного бесконфликтного истребования дебиторской задолженности

Недисциплинированные клиенты должны вашему предприятию различные суммы денег. Некоторые суммы настолько велики, что это наносит серьёзный ущерб вашему бизнесу, да и множество «мелких» долгов, неуплата которых вызывает недоумение, тоже складывается в большую сумму. Чтобы истребовать их и не испортить отношения с дебиторами, необходима соответствующая технология.

Дальнейшее изложение основано на том, что у вас хороший товар, и вы надлежащим образом выполнили обязательства перед должником в рамках договора и действующего законодательства.

Почему возникает просроченная дебиторская задолженность

У должника есть надуманные основания для того, чтобы не платить вам.
У него нет денег, чтобы оплатить долг.
Дебитор выбирает другие приоритеты расходования средств.
Должник – недисциплинирован или непорядочен.
Работники вашего предприятия не совершили требуемых действий для своевременного востребования задолженностей.

Во всех этих случаях главным вашим инструментом должен быть договор с дебитором. К сожалению, обычно договоры между предприятиями – формальные бумажки, не защищающие ни одну из сторон от произвола другой.

Договор, снижающий риск возникновения дебиторской задолженности

Чтобы договор был залогом бесконфликтного сотрудничества сторон, он должен содержать подробные алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях.

Перед заключением договора стороны заверяют друг друга в своей надёжности и обязательности. И какими тщательными не были бы переговоры, всё равно все нюансы предусмотреть не удаётся. Часть представлений участников переговоров и понимание ими тех или иных деталей остаётся различным. При этом все важные для каждого из переговорщиков представления воспринимаются ими как данное другой стороной обязательство.

Если какие-то из деталей тщательным образом не отразить в договоре, то различные понимания заключают в себе риск потенциального конфликта. Часто в договор включается никогда не вызывающий возражений пункт следующего содержания: «Стороны признают полноту настоящего договора и замену им всех предыдущих соглашений между ними в письменной или устной форме». Эта правильная фраза отменяет право сторон сказать о чём-то не попавшем в договор: «А вы обещали». Этот пункт равноценен тому, что никаких переговоров до подписания договора не было. Поэтому не надейтесь, что как вам кажется, дебитор что-то ещё обещал. Если это и было, то не имеет значения. Должник заботится только о своих интересах, что естественно. Вы тоже обязаны позаботиться о своих. Кстати, ваши устные обещания также аннулированы. Мало ли что в запале ляпнули ваши продавцы.

Почему должник не платит и как с этим бороться

У него нет денег;
У него другие приоритеты;
Он не считает себя должником:
Ему это выгодно;Он уверен в своей безнаказанности.

Чтобы он не мог не платить, договор надо снабдить условиями, когда выгоднее заплатить. То есть необходимо предусмотреть санкции за нарушение обязательств, которые бы вынудили должника изменить его платёжные приоритеты, или взять кредит, либо продать дорогой его сердцу актив, но расплатиться с вами.

Во время переговоров о заключении договора вопрос о применении санкций следует рассматривать в качестве проверки обязательности контрагента. Возражения против включения в договор положений о серьёзных санкциях за просрочку платежей должны восприниматься как тревожный звонок. Преодолеть эти возражения можно указанием на заверения в порядочности, сделанные контрагентом, и включением «зеркальных» санкций за невыполнение обязательств вашим предприятием.

Бесконфликтность применения санкций обеспечивается включением в договор легко принимаемого пункта следующего содержания: «Стороны осознают выставление счёта на оплату пени в качестве надлежащего выполнения штрафующей стороной обязательств по договору».

Кстати, не забывайте включать в договоры пункты, предусматривающие ограничения, приостановку или прекращение выполнения обязательств вашего предприятия перед дебитором при возникновении просроченной задолженности.

Алгоритм исполнения обязательств, информационное наполнение договора

В мире ничего очевидного для всех нет. Что очевидно вам, не является таковым для клиента и наоборот. Поэтому чем подробнее в договоре будут отражены действия сторон, их последовательность, сроки исполнения, условия совершения, порядок документарного оформления, тем точнее будут выполнены обязанности сторон и соблюдены их интересы.

Не экономьте на бумаге, на которой будет напечатан договор, она окупится мгновенно. Представители контрагента в состоянии прочитать и понять текст размером и в десятки страниц. Описывая алгоритм исполнения обязательств, стороны будут чаще «по мелочам» быстро приходить к согласию, что благотворно сказывается на установлении взаимопонимания и доверительных отношений. Скорее всего, такой подход позволит вам сократить время согласования договора в целом.

В ходе исполнения договора или применения его результатов нередко у клиентов возникают те или иные трудности, о которых они не могут догадаться заранее. Например, при внедрении технологии, о деталях которой написано ниже, может возникнуть сопротивление ваших работников. Причинами тому могут быть: страх перед изменениями порядка исполнения обязанностей, необходимость пересмотреть свои взгляды на взаимоотношения с представителями клиентов, личные материальные потери из-за исключения возможностей получения необоснованного дохода и другие.

Возникновение непредвиденных клиентом трудностей вызовет недовольство вашим товаром и вами с любыми возможными последствиями. Чтобы избежать негативных последствий для вас, клиент должен быть предупреждён обо всех потенциальных неочевидных для него трудностях, которые могут возникнуть даже при неукоснительном выполнении сторонами обязательств по договору. Для этого включите в договор информационные пункты, в которых будет отражено то, что клиент предупреждён и понимает природу потенциальных трудностей. Эти пункты не требуют согласования, не обязывают стороны к выполнению каких-либо действий, но они гарантируют вам отсутствие возникновения у клиента мнения, что вы его обманули. Понимание клиентом возможности возникновения трудностей обеспечивает ему более тщательный подход к эксплуатации вашего товара. А это выгодно и вам, ведь клиент может избежать эти трудности.

Шаблоны договоров

Рекомендую вам разработать набор шаблонов договоров для различных наиболее часто возникающих вариантов ваших взаимоотношений с клиентами. Это не только сэкономит время на составление и согласование конкретного договора, а и позволит не забыть отразить в нём принципиально важные для вас положения.

Шаблон – не догма. Никогда не говорите клиенту, что договор может быть заключён только в том виде, в котором его разработали вы. В противном случае вы потеряете большинство самых хороших потенциальных клиентов. Единственным исключением из этого может быть договор присоединения, который состоит из двух частей: собственно из договора и неподлежащих изменению со стороны клиента правил пользования его товаром. Но и в этом случае клиенту могут быть предоставлены права по включению в договор важных для него и приемлемых для вас положений.

В шаблонах договоров могут быть пункты, на незыблемости которых вы не только можете, а и должны настаивать. Это такие пункты, исключение которых практически неизбежно приведёт к конфликту с клиентом. Например, готовые программные продукты продаются по принципу «как есть». То есть, каким бы очевидным для клиента не было обязательное наличие в продукте той или иной функции, если разработчик её не реализовал, то никакие претензии по этому поводу от покупателей не принимаются.

Если потенциальный клиент настаивает на исключении такого пункта из договора, то выгоднее отказаться от клиента, чем потом с ним конфликтовать, когда он будет отказываться платить, пользуясь надуманными предлогами.

Почему ваши работники увиливают от истребования дебиторской задолженности

Почти всегда увиливание от истребования дебиторской задолженности связано с психологическими барьерами, выстраиваемыми работниками перед самими собой. Причинами обычно являются:

Воспитание. Деньги – одна из двух тем, обсуждая которые даже с самыми близкими, люди обычно испытывают дискомфорт. Религиозные заповеди, философская и художественная литература, пословицы, поговорки, анекдоты на протяжении тысячелетий посвящаются представлению денег в негативном свете. Поэтому даже потребовать отдать законно заработанные ими деньги людям зачастую трудно. Они стесняются того, что должны потребовать деньги у тех, кому их не хватает.
Страхи. Работники боятся получить отказ, сделать что-то не так, что приведёт к потере клиента, безвинно испытать негативную реакцию коллег на реальные или вымышленные действия и другие.
Негативное отношение к товару своего предприятия. Обратите внимание на то, как ваши работники воспринимают инциденты, связанные с использованием ваших товаров и предоставлением услуг. Они их бурно обсуждают, долго помнят, рассказывают новым коллегам. О штатных ситуациях молчат, считая, что так и должно быть. Выгоды и удовлетворённость клиентов, если и вспоминают, то рассматривают как рекламу и пиар. Поэтому многократно раздутые, пусть даже и немногочисленные, инциденты создают устойчивое плохое мнение о товарах и услугах своего предприятия. А раз так, то требовать за них деньги от дебиторов работники считают неприличным.
Личная меркантильная заинтересованность. Она проявляется двояко. Одним из проявлений является договорённость между работником (обычно продавцом) заинтересованном в проценте от суммы «продаж» и дебитором, которая выражается в росте дебиторской задолженности из-за наращивания отгрузок с отсрочкой платежа при неполной оплате предыдущих поставок. Вторым проявлением является получение работником, обязанным истребовать задолженность, личного «вознаграждения» от дебитора за ненадлежащее исполнение функций по требованию оплаты долга.

Разработка технологии истребования задолженности

Управленческие технологии, как и производственные, включают в себя строгие последовательности действий, совершаемых работниками. Построение цепочки шагов следует начать с формулировки последнего шага. В данном случае это – бухгалтерская проводка, закрывающая дебиторскую задолженность клиента. Сформулировав этот шаг в прошедшем времени «Совершена бухгалтерская проводка», необходимо также в прошедшем времени последовательно сформулировать все предшествующие шаги, включая шаг «Зафиксировано возникновение просроченной дебиторской задолженности».

Формулировка шагов в прошедшем времени – приём, позволяющий разработчику технологии продумать всё, чтобы гарантировать выполнимость каждого шага.

Чтобы фиксация возникновения просроченной задолженности происходила автоматически, надо продолжить формулировку шагов до момента «Заключён договор с клиентом». В их числе надо отразить движение документов и передачу информации об исполнении договорных обязательств.

Процесс истребования просроченной дебиторской задолженности будет включаться немедленно, когда ваши работники будут узнавать о её возникновении. Для этого надо предусмотреть информирование соответствующих работников об исполнении обязательств по договорам между вашим предприятием и клиентами. То есть ваши работники должны письменно сообщать друг другу о заключении каждого договора с клиентами, о сроках отгрузок и оплат товаров (услуг), о фактах поступления платежей, и другие особенности договоров. Для этого удобно использовать программные продукты класса CRM-систем. Это упростит и автоматизирует создание, хранение и передачу необходимой информации.

По мере каждого перехода к предшествующему шагу технологии её разработчик автоматически определяет, кто из имеющихся у него работников должен выполнять этот шаг. Выявляются точки перехода между отдельными работниками и подразделениями предприятия. Становятся очевидными процедуры передачи информации и документов, а также требования к контролю того, что получает принимающий. Отсюда вытекают критерии приёмки или отказа в ней. Таким образом, на каждом шаге каждый исполнитель обязан тщательно выполнить свои обязанности.

Нормативное обеспечение технологии

Кроме действующего законодательства в нормативное обеспечение технологии входит ряд документов. В том числе:

Договоры с клиентами;
Приёмо-сдаточные первичные бухгалтерские документы (акты, накладные);
Приказы по предприятию о вводе технологии в эксплуатацию и ответственности работников за её исполнение;
Шаблоны писем и претензий, направляемых должникам и распоряжений по предприятию о приостановке или ограничении выполнения обязательств перед должниками;
Технологические инструкции для работников, включающие и запреты на совершение тех или иных действий.

Шаблоны информационных и отчётных документов.

Эти документы необходимы не только для оформления взаимоотношений с клиентами, а и для формализации исполнения обязанностей вашими работниками. Наличие этих документов:

Нивелирует страхи работников, боящихся понести наказание за возможные ошибки.
Запрещает им совершать действия наносящие ущерб вашему предприятию. (Обычно многие запреты сами собой разумеются. Но так как они не отражены в действующем законодательстве и во внутренних документах предприятий, то разрешены. То есть работники могут оправдаться незнанием, что вредное действие запрещено).
Предписывает что, как и когда делать. (Работники не смогут вам сказать: «А я думал, что по-другому лучше»).
Обеспечивает обязанность работников письменно отчитываться о выполненных обязанностях. Липовые отчёты невозможны, так как должны быть представлены конкретные результаты действий.

Очень важный документ

Им является учебное пособие «Как продавать товар «Х»». Это не только важнейший инструмент для продавцов, а и психологическая опора для работников, в обязанности которых входит истребование дебиторской задолженности.

Дело в том, что обычно работники предприятий знают крайне мало о своих товарах и услугах. Проверьте своих сотрудников, могут ли они хотя бы чётко, не говоря уже о том, чтобы убедительно ответить на относящиеся к вашим товарам вопросы:

Каковы преимущества ваших товаров по сравнению с конкурентными?
Как они работают (эксплуатируются)?
Какие задачи решают ваши клиенты, пользуясь ими?
Какие выгоды получают клиенты, используя ваши товары?
Какие гарантии и при каких условиях предоставляет ваше предприятие клиентам?
Почему цена на ваши товары является справедливой?

Зная ответы на эти вопросы, работники не будут пренебрежительно относиться к вашим товарам. Они будут знать, что справедливо требуют заплатить честно заработанные деньги. Ведь продав вам своё время и пробездельничав в офисе, они с чувством попранной справедливости станут требовать зарплату, если вы её не выплатите им вовремя из-за того, что должники с вами не рассчитались.

Как разработать этот документ, можно прочитать в моём электронном сборнике пятидесяти статей «Секреты успеха», опубликованных в журнале «Станочный парк». Этот сборник я могу прислать бесплатно по вашей заявке. А о разработке технологии в целом подробнейше описано в моих книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников».

Принципы и приёмы внедрения технологии истребования задолженности

Прежде чем внедрять технологию не поленитесь лишний раз всё тщательно проверить. Конечно, идеал недостижим, и без изменений в работе предприятия не обойтись, но технология изначально должна быть разработана так, чтобы в неё можно было не вносить изменения годами.

Соблюдение этого принципа обеспечит вам минимальное сопротивление работников внедрению технологии. У них не должно быть обоснованных доводов для её критики. Даже если какие-то шероховатости будут выявлены, то постарайтесь не вносить правок в технологию. Ведь если работники почувствуют, что что-то можно изменить, то усилят напор с целью отмены технологии в целом. Ну, не хотят они перемен в своей работе и в сознании, жизненно необходимых для вас.

Работники должны под подпись ознакомиться с вашим приказом о внедрении технологии. Подпись под документом обязывает. Она же лишает работника возможности сказать: «А я не знал».

Чтобы исполнять технологию надлежащим образом, работники должны хорошо знать содержание своих технологических инструкций. Объём каждой инструкции может составлять несколько десятков страниц. Оправдываясь мнимой нехваткой времени на изучение, они будут саботировать внедрение технологии. Для предотвращения этого необходимо организовать приёмку экзамена на знание инструкции у каждого работника. Двух – трёх дней для подготовки к экзамену достаточно, ведь инструкцию необязательно знать наизусть. Она – рабочий инструмент, который должен быть «под рукой» на случай, если понадобиться уточнить правильность выполнения обязанностей.

Проведение экзамена лишит работников возможности не знать, что и как они обязаны выполнять. Заодно вы проверите отношение задействованных в технологии на их отношение к вашим приказам и вообще к исполнению своих обязанностей.

В первые недели внедрения технологии вам необходимо ежедневно проверять отчёты работников о выполнении обязанностей по истребованию задолженностей. Они обязаны видеть и чувствовать вашу решимость, что это всерьёз и навсегда.

В течение трёх – четырёх недель со дня сдачи экзамена, а может быть и быстрей, ваши работники втянуться в исполнение требований технологии. Их ропот заметно ослабнет. Вы сможете дать поблажку себе лично в регулярности проверок ежедневной отчётности. Но работники должны всегда знать, что контроль не ослаб и никогда не будет прекращён.

Ваши работники должны хорошо знать и чувствовать, что вы не печатаете и не воруете деньги, что их зарплата выплачивается из тех средств, которые ваше предприятие получает от клиентов. Разработав и внедрив технологию истребования дебиторской задолженности, вы создадите базу для планомерного развития своего бизнеса.