Акт взаимных расчетов. Порядок составления и основные положения акта сверки взаиморасчетов

Организация должна обеспечивать полноту и достоверность данных, отражаемых в ее бухгалтерском учете и финансовой отчетности. В этих целях проводится в том числе инвентаризация расчетов. Она направлена на проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризация расчетов производится на основании составленных и согласованных с контрагентами актов сверок. Напомним, что проводить инвентаризацию расчетов необходимо, как минимум, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения , утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Периодичность составления актов сверки в иных случаях контрагенты определяют самостоятельно.

Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, расскажем в нашей консультации.

Как сделать акт сверки?

Единой, обязательной к применению формы акта сверки (бланка) не существуют. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой. Нужно только выбрать из справочника контрагента, по которому необходимо сформировать акт сверки, указать дату, на которую акт сверки составляется, а также период, за который расчеты с контрагентом будут показаны в акте сверке. Также возможна различная степень детализации актов сверки: по контрагенту в целом или, скажем, в разрезе конкретного договора.

Конечно, акт сверки можно составлять и вручную. Но этот процесс, естественно, будет более трудоемким.

Для акта сверки образец формы обычно представляет собой таблицу, разделенную на 2 части - для отражения данных об операциях каждым из контрагентов. В ней указываются наименование операции, документы-основания, суммы по дебету и кредиту. А сальдо начальное в акте сверке что это? В начале и конце таблицы в акте сверке обычно приводятся сведения о сальдо на начало и конец периода сверки, т. е. об остатке задолженности. Дебетовое сальдо в разделе, заполненным по данным организации А, показывает, сколько ей должна организация Б, сведения об операциях которой отражаются в противоположной части таблицы. Соответственно, например, конечное кредитовое сальдо означает, сколько организация А остается должна организации Б на конец периода сверки. А задолженность в пользу в акте сверки что означает? Она показывает сумму и контрагента, перед которым на конец отраженного в акте сверке периода есть задолженность.

Организация, инициировавшая составление акта сверки, передает его своего контрагенту и предлагает заполнить в таблице сведения о состоянии расчетов по его данным. Иногда, когда компании уверены, что расхождений не будет, акт сверки передается с уже заполненными обеими частями сверочной таблицы (т. е. за обоих контрагентов). Второй стороне остается только подписать его. Если расхождения будут выявлены, подписывать такой акт контрагент не будет, а может передать свой экземпляр акта сверки или направить протокол разногласий, который также составляется в произвольной форме.

При составлении актов сверки важно контролировать, чтобы они были подписаны уполномоченными лицами. Это руководитель организации или лицо, действующее от имени организации по доверенности. Ведь в противном случае, будет сложно доказать, что контрагент действительно признал свой долг на основании такого акта сверки.

Для акта сверки взаиморасчетов образец заполнения 2018 приведем ниже.

Для акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Акт сверки и срок исковой давности

Напомним, что подписание сторонами акта сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности, который в общем случае составляет 3 года. Ведь составление акта с должником означает, что он признал свой долг (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, срок исковой давности после составления акта сверки начинает течь заново. Именно поэтому, если организация уверена, что должник не вернет деньги, подписание с ним акта сверки только отсрочит момент, когда кредитор сможет списать долг в убыток и учесть его при налогообложении прибыли. Подробнее о списании задолженности с истекшим сроком исковой давности мы рассказывали .

Довольно распространенным в экономической деятельности субъектов предпринимательства является акт сверки взаиморасчетов. Самая популярная сфера его применения – договоры поставки. Когда товары поставляются несколькими партиями в течение определенного периода времени, а оплата следует позже.

Тем не менее, акт сверки взаиморасчетов может применяться и по любым другим договорам, когда необходимо зафиксировать документально задолженность. Он может быть оформлен после , а также в любых других правоотношениях, предусматривающих расчеты между субъектами в течение определенного периода времени.

Пример акта сверки взаиморасчетов

между ООО «Сельхозмаш» и главой КФХ Исаевым Эдуардом Юрьевичем

Мы, нижеподписавшиеся, главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин Андрей Викторович, с одной стороны, и глава Крестьянского фермерского хозяйства Исаев Эдуард Юрьевич, с другой стороны, составили настоящий акт сверки по данным учета следующее:

По данным ООО «Сельхозмаш» задолженность КФХ Исаев Э.Ю. в пользу ООО «Сельхозмаш» составляет 181 207 руб.

Генеральный директор ООО «Сельхозмаш» Бурмистров С.И.

Главный бухгалтер ООО «Сельхозмаш» Ладошкин А.В.

Глава КФХ Исаев Э.Ю.

Главный бухгалтер КФХ __________

Убедительная просьба подписывать акт сверки директором (ИП) и главных бухгалтером. В случае подписания акта уполномоченным лицом необходимо приложить копию . Подписанный оригинал акта сверки просим вернуть по адресу: 630015, г. Новосибирск, ул. Куклачева, 19, оф. 305.

Для чего составляется акт сверки взаиморасчетов

Назначение документа очевидно – фактическое признание задолженности одной стороны перед другой. Составлять акт сверки взаиморасчетов рекомендуем:

когда сотрудничество между организациями (сторонами договора) носит долгосрочный, постоянный характер

перед заключением дополнительных соглашений и иных договоров

при предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа

Является ли акт сверки взаиморасчетов ? Безусловно, суд оценивает доказательства по внутреннему убеждению. Подписанный обеими сторонами акт свидетельствует и о наличии правоотношений между сторонами, наличии задолженности и даже ее размер. В то же время, акт сверки без подписи уполномоченного на то лица является спорным доказательством. Суд исследует такой документ и соответствующие возражения другой стороны. И в любом случае в судебном разбирательстве должны быть исследованы первичные документы (транспортные накладные, платежные поручения, товарно-транспортные накладные и т.п.).

Акт сверки взаиморасчетов составляется бухгалтерами с помощью программы 1-С. Однако индивидуальные предприниматели часто сами возлагают на себя обязанности бухгалтера. В документ должны быть включены следующие сведения:

наименование сторон;

основание возникновение задолженности (реквизиты договора);

реквизиты первичных документов;

собственно приход и расход денежных средств между контрагентами;

подписи уполномоченных лиц. На документе обязательно должна быть подпись директора.

Если контрагент не желает подписывать акт сверки взаиморасчетов, следовательно, не имеет намерения признавать долг, что может свидетельствовать о необходимости направления по договору поставки и подаче иска в суд .

Для контроля финансовых операций с контрагентами составляют акт сверки взаиморасчетов. Образец заполнения 2019 и бланк можно бесплатно скачать на этой странице. Оформляется документ в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон.

Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами разрешено выписывать в произвольном формате. Стандартной формы нет. Для удобства можно использовать наш готовый бланк: скачать акт сверки взаимных расчетов (это бесплатно), заполнить и распечатать. Если не знаете, что писать - ниже есть образец.

Акт сверки: скачать бланк (excel)

Обычно документ оформляют при инвентаризации или составлении отчета о задолженности между компаниями. Кроме того, акты сверки взаиморасчетов с контрагентами нужны, если надо продлить крупные контракты или при торговле в рассрочку.

Документ можно предъявить в суде как доказательство долга только с подтверждающими расчеты первичными документами.

Форма состоит из двух частей: левую заполняет инициатор, правую - его контрагент. Пример акта сверки - далее.

Как заполнить акт сверки взаимных расчетов: образец

Обязательно заполните шапку документа: проставьте даты и названия компаний. Далее напишите, что представители сторон составили этот акт, подтверждая состояние бухучета.

Скачать акт сверки взаиморасчетов в excel: образец

В таблице запишите дату платежа, название и номер документа, которым она подтверждается, и сумму. Приходные операции заносятся в дебет, расходные - в кредит.

Вы можете не тратить время на выявление задолженности или переплаты: сервис МойСклад подсчитает все автоматически и сформирует документ.

Акт сверки: заполнить онлайн

В МоемСкладе можно заполнить и скачать акт сверки взаиморасчетов в excel - по каждому контрагенту вы сразу увидите приход, расход и остатки. Самостоятельно искать долг больше не нужно - сервис сделает это за вас. Просто впишите или выберите внесенного ранее контрагента и укажите нужный период, а система сформирует документ. Ниже - акт сверки: пример заполнения бланка в МоемСкладе.

В документе будут взаиморасчеты на начало периода, список платежек и итоговая задолженность. Вся информация о контрагентах и расчетах хранится в МоемСкладе. Заполните акт сверки онлайн - и вам не придется каждый раз вписывать данные заново.

Кто подписывает акт сверки?

Акт может подписать только директор. На документ проставляется печать. Главбух ставит подпись при наличии доверенности.

Оба подписанных экземпляра передают контрагенту. Если он согласен с данными - ставит печать и подпись и возвращает один документ инициатору.

Акт действителен, только если его подписали обе стороны. При этом он не является основанием для взыскания задолженности: подписывая документ, должник просто подтверждает ее наличие.

Если контрагент не согласен - составляют акт сверки с разногласиями. Образец заполнения смотрите ниже.

Акт сверки с разногласиями: образец заполнения

В документе обязательно укажите номер и дату составления, а также данные об акте сверки, по которому возникли разногласия. Можно написать и сведения о спорном договоре. Если сомневаетесь - скачайте заполненный образец протокола разногласий к акту сверки, замените данные и пользуйтесь.

Если прикладываете дополнительные бумаги (копии договоров, выписки и т.д.), напишите о них в акте сверки с разногласиями под таблицей.

В некоторых случаях контрагенту направляют сопутствующие документы к акту сверки, например, сопроводительное письмо, запрос, заявку на возврат денежных средств и другие. Это необязательно, но наличие этих бумаг - хороший тон. Рассмотрим их подробнее.

Сопроводительное письмо к акту сверки: образец

Чтобы указать, в какой срок надо вернуть документ, а также перечислить приложения, контрагенту направляют сопроводительное письмо к акту сверки. Образец:

Подписать письмо должен руководитель компании, печать ставить необязательно. Если нужно, укажите контакты ответственного за доставку документов.

Запрос акта сверки у контрагента: образец

Если по какой-то причине подписанный документ не вернули, направляют запрос акта сверки у контрагента. Запрос подписывает директор организации, ставится печать. Образец - ниже, скачайте его и используйте в качестве шаблона.

Письмо на возврат денежных средств по акту сверки: образец

Когда нужно вернуть перечисленные контрагенту деньги (например, при ошибке или неисполнении обязательств), составляют письмо на возврат денежных средств по акту сверки. Образец можно скачать ниже.

В письме обязательно укажите:

• банковские реквизиты организации,
• документ, на основании которого были перечислены деньги (договор, платежка и т.д.),
• причины, сумму и сроки возврата.

Можно также указать размер штрафа или неустойки, если они прописаны в договоре. Документ подписывает руководитель компании, ставится печать.

Обязательно ли подписывать акт сверки взаимных расчетов?

Да, обязательно. Подписать акт должны обе стороны, иначе документ будет недействителен.

Кто подписывает акт сверки взаимных расчетов?

Если вы инициатор сверки, подписать акт должен директор организации. Поставить подпись может и представитель, например, главбух, но тогда понадобится доверенность.

Бывает, что недобросовестный контрагент отказывается подписывать акт, а так как это документ добровольный, по закону наказания за это нет. Как себя обезопасить? Напишите в сопроводительном письме: «Если акт сверки не возвращен до … (числа), считать его согласованным и подписанным сторонами» . Такая оговорка может простимулировать контрагентов подписать акт, хотя и не будет являться доказательством в суде.

Рекомендуем использовать наш акт сверки взаиморасчетов - образец заполнения 2019 В нем есть все нужные графы и данные. Вам также понадобится бланк акта сверки взаиморасчетов - скачать его можно Для экономии времени воспользуйтесь сервисом в МоемСкладе. Заполнить акт сверки взаимных расчетов онлайн можно

Не зря говорят, что нужно доверять, но проверять, поскольку это считается ключевым принципом при работе с дебиторами и кредиторами.

Правильность бухучета может быть достигнуто способом регулярных уточнений по имеющимся сведениям . Причем наиболее распространенным методом по праву считается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Необходимость

Форма включает в себя сведения относительно выполненной отгрузки, поступлений ТМЦ, оказанных услуг и произведенной оплаты в определенный период.

Причем на начало, и конец периода осуществляется вывод сальдо по дебету и кредиту счета.

По завершению акта сверки взаиморасчетов и подтверждения долговых обязательств, стороны могут решить вопрос относительно погашения задолженности.

Рассматриваемый акт применяется в таких ситуациях , как:

1. Подготовка всех необходимых сведений к будущей сдаче отчетности. В процессе осуществления инвентаризации перед фактом сдачи отчетности, сверка является обязательной.
2. При получении сведений относительно документации по поставке, оказанным услугам, осуществляемых платежах контрагентами. Факты расхождений сведений можно обнаружить по значениям первичных документов.
3. Признание долговых обязательств. Каждая сторона, в процессе подписания документации, подтверждает сведения сверки.
4. Факт прерывание периода исковой давности по расчетам. В процессе подачи искового заявления в судебный орган, период может определяться от времени осуществления сверки. Для возможности придать законной силы рассматриваемому акту, его формирование происходит с момента завершения периода законных требований по возврату задолженности. Это регулируется статьей 203 Гражданского Кодекса РФ.
5. При формировании конкурсной массы в процессе банкротства. По завершению сверки кредиторы разрабатывают перечень требований к должникам. Отсутствие своевременного подтверждения ограничивает возможность требования погасить долговые обязательства после создания конкурсной массы.

Важно обращать внимание на то, что «реорганизация компания» влечет за собой присоединение/объединение либо же ликвидацию. В такой ситуации особо важно повести акт сверки, прежде чем закрывать компанию.

На законодательном уровне форма отсутствует. По этой причине компании имеют право разрабатывать персональные бланки либо же применять те, которые сформированные бухгалтерским программным обеспечением.

В процессе ведения учета в электронном варианте, сведения по сверке формируются в автоматическом режиме, указав при этом определенные расчетные периоды и контрагентов.

Форма в обязательном порядке должна быть согласована с прямыми партнерами и по необходимости отображена в соответствующем соглашении.

Документ включает в себя:

• шапку;
• несколько табличных частей;
• заключительная часть.

Если все необходимые сведения указаны достоверно, то они будут зеркально симметричны. В обязательном порядке сведения по дебету одной компании должны полностью соответствовать кредиту второй организации/контрагента.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен включать в себя реквизиты, позволяющие в полной мере идентифицировать каждую из сторон и получить все необходимые сведения относительно состояния расчетов между контрагентами.

Итак, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

При выявлении расхождений од табличной областью организация обязана вносить собственные сведения.

Отличительные сведения не всегда объясняются ошибками. Нередко у контрагентов различаются временные периоды отгрузки ТМЦ.

В обязательном порядке рассматриваемый документ подлежит подписанию каждой из сторон (ответственными лицами).

Основные правила оформления

Формирование акта сверки взаиморасчетов лежит на плечах сотрудников бухгалтерии. В обязательном порядке акт подлежит утверждению в положении о документообороте компании, которое прилагается к учетной политике. Для осуществления сверок в компании необходимо назначить уполномоченное лицо.

Акт сверки относится к форме внешнего документооборота. По мере необходимости выверить необходимые сведения между компаниями, документ подлежит подписанию главным бухгалтером. Форма, используемая в данном документообороте, не может быть иными третьими лицами.

Рассматриваемый документ в обязательном порядке должен быть составлен в нескольких экземплярах . Причем его составлением может заниматься любая сторона, являющаяся участником соглашения. Однако следует учитывать, что акт подписывается исключительно уполномоченными лицами.

Ими могут выступать:

• лица, находящиеся на руководящих должностях согласно имеющемуся уставу компании;
• рабочий компании, на которого оформлена .

Помимо этого, в большинстве случаев может дополнительно понадобиться подпись главного бухгалтера, поскольку именно он уполномочен заверять финансовую документацию.

Но если на рассматриваемом документе будет находиться исключительно подпись главного бухгалтера, то при формировании судебных разбирательств он не будет нести под собой законодательной силы.

По этой причине, такая документация может быть применима исключительно для осуществления сверки и контроля сведений относительно внутренних расчетов организации.

После постановке подписи уполномоченным лицом, документ в обязательном порядке должно быть закреплен соответствующей печатью организации.

В большинстве случаев, в документе указаны сведения относительно фактического состояния счетов, причем в качестве базы исчисляется размер долговых обязательств на определенный временной промежуток. После этого, несколько заверенных экземпляров документа будут отправлены по почте либо же курьерской службой доставки к партнерам (противоположной стороне).

После того, как противоположная сторона получили документы, нужно сверить полученные сведения со своими персональными бухгалтерскими счетами. Если по завершению проверки все показатели равны, то один из экземпляров, уже подписанный возвращается обратно отправителю.

Если выявлены расхождения, документы подлежат повторной тщательной проверки и не могут быть подписаны до исправления сложившейся ситуации.

В большинстве случаев периоды осуществления сверки определяются исключительно потребностью сотрудников бухгалтерии либо же менеджмента. Причем если рассматриваемый акт и будет сформирован за выбранный временной промежуток, долговые обязательства, отображенные в нем, указываются исключительно на определенную дату.

В качестве ее могут выступать период начальных и завершающих чисел осуществления уточнений .

Сотрудниками бухгалтерии не единожды отмечалось, что наиболее оптимально будет осуществить сверку:

1. За отчетный календарный год. Понимается период с первых чисел первого месяца по конец последнего.
2. За определенный временной промежуток, по завершению которого сотрудниками бухгалтерии следует отчитываться перед своим непосредственным руководством. Нередко им выступает квартал.
3. За период действия подписанного соглашения.

Иными словами, период сверки определяется самостоятельно сторонами.

Роль документа в судебном процессе

Важно обращать внимание на то, что в процессе судебных разбирательств с контрагентами, по вопросам несоблюдения условий подписанного соглашения либо же долговых обязательств рассматриваемый акт принимается судом в качестве доказательной базы.

Однако на практике может произойти всякое. Во многом это связано с тем, что:

• наличие подписи на документе является в полной мере подтверждением положения счетов на период сверки, но при этом, не является подтверждением фактом признания задолженности;
• рассматриваемый акт не может быть принят в качестве оснований для возможности прервать период исковой давности.

В последнем случае, документ признается только косвенной доказательной базой . Причем он не позволяет говорить о том, что одна из сторон признает свои долговые обязательства либо же, наоборот, опровергает.

На основании сказанного можно сделать вывод, что наличие рассматриваемого документа может только увеличить преимущество в судебном процессе. Однако само судебное разбирательство в каждом отдельно взятом случае рассматривается сугубо в индивидуальном порядке.

Более того, наиболее оптимальным вариантом станет возможность оказать давление на противоположную сторону для подписания акта, поскольку деловые взаимоотношения могут зайти в тупик.

Как в программе 1С составить акт сверки взаиморасчетов, можно узнать из данной инструкции.

В практике работы юридических лиц, помимо оформления и ведения обязательных документов, строго регламентированных законодательством, существуют также такие документы, составление которых не является обязательным, но требуется для удобства организации работы.

Одним из таких документов является акт сверки взаиморасчетов .

Назначение и основные функции акта

Данный документ применяется для согласования учета операций между контрагентами. Сторонами в данном документе могут быть два юридических лица, или организация и какой-либо из государственных органов.

Работа организации часто подразумевает постоянное или длительное сотрудничество с одними и теми же партнерами, а также дробление партии поставляемой продукции и суммы оплаты за эту продукцию на несколько отдельных поставок и перечислений. В таких ситуациях у сторон могут возникнуть расхождения в учете товаров и платежей.

Именно для урегулирования подобных расхождений и применяется акт сверки.

Образец заполнения Акта сверки взаимных расчетов

Правила и порядок составления

Поскольку документ не относится к числу обязательных для применения в работе, законодательством не предусмотрена унифицированная форма его составления. Поэтому каждая организация, применяющая метод сверки имеет право составить документ в произвольной форме исходя из своих предпочтений и своих требований к содержанию.

Как правило, акт оформляется в виде реестра первичных документов, имеющихся у составляющей стороны и подтверждающих факты оплаты и передачи товаров.

Помимо этого он должен также содержать :

1. Наименование документа;
2. Дату составления;
3. Период сверки;
4. Наименования сторон;
5. Реестр документов;
6. Сторона-составитель;
7. Подписи и печати сторон.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Описание процедуры сверки

Процедура проведения сверки, начинается с того, что одна из сторон должна выступить инициатором ее проведения и составить акт сверки в произвольной форме в двух экземплярах . Сведения вносятся на основании имеющихся первичных документов. Оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего направляются контрагенту.

Другая сторона, получив акт, сверяет наличие документов, указанных в нем. Если информация совпадает, оба экземпляра подписываются и заверяются печатью, после чего один из них возвращается организации-составителю, второй оставляется для хранения. Если выявляются расхождения , процедура будет примерно такой же, но перед возвратом в акт нужно вписать имеющиеся расхождения.

Период сверки может быть указан любой, в зависимости от количества и регулярности операций между контрагентами. Это могут быть ежемесячные, ежеквартальные, а также охватывающие весь период отношений акты. Либо, если регулярность их составления не установлена, можно составлять каждый следующий акт с даты окончания периода сверки, указанной в предыдущем акте.

Заверение акта подписями зависит от причин его составления. Если сверка проводится просто для упорядочивания платежей и документооборота, то под ним достаточно подписи главных бухгалтеров контрагентов. Если подразумевается предоставление акта для судебного разбирательства, необходима подпись руководителей.

Вообще, использование акта для судебного разбирательства имеет некоторые особенности.

Для начала, следует обратить внимание, что неподписанный одной из сторон акт не имеет юридической силы. При этом контрагент имеет полное право отказаться подписать поступивший акт сверки, если сочтет нужным. Поэтому процедуру сверки следует оговорить заранее, еще на этапе подписания договора, а также внести в него ответственность за уклонение от сверки и за отказ от подписания акта.

Далее, если акт содержит информацию о наличии задолженности у одной из сторон, то в суде это потребуется подтвердить. Для обоснования задолженности необходимы документы, подтверждающие факт возникновения обязательства. Акт сверки к ним не относится, но может подтвердить отсутствие оплаты или сместить дату отсчета исковой давности.

В последнем случае, если у стороны, требующей погашения долга, имеется на руках акт сверки, подписанный должником и содержащий информацию о признании им долга, срок исковой давности будет отсчитываться уже не от даты совершения спорной сделки, а от даты, указанной в акте.

Как правильно составить акт взаиморасчетов между контрагентами рассказано в следующем видеоматериале: